הקמת העסק והשלבים הראשונים של ההפעלה שלו הם אולי הרגעים המרגשים ביותר שניתן להעלות על הדעת, בכל הקשור לעולם העסקים. כל עסק שזה עתה נולד יכול להיות הצלחה מסחררת, שוס כלכלי וציון דרך בעולם העסקי. לפיכך, כל אחד מהשלבים הראשונים של התפעול שלו מרכז תשומת לב מרבית של היזמים. דפוס קבלות הינו אחד השלבים הראשונים שיש לבצע בתפעול העסק.
הסיבה העיקרית לכך היא פשוטה – מבחינה חוקית לא ניתן לנהל עסק בלא להפיק חשבוניות וקבלות. עסק שאיננו מפיק אותם פועל במפורש בניגוד לחוק. עסק שאיננו מסוגל להפיק חשבוניות – איננו עסק אמיתי. חשוב לדעת וחשוב להבין כי הפקת חשבוניות וקבלות כחוק איננה דרישה אלטרנטיבית ואיננה מותרות. קבלות שיש להן שניים, שלושה או ארבעה עותקים הן הכרח. חשוב מאד כי בזמן ביצוע דפוס קבלות ידאגו מבצעי העבודה כי הן לחשבוניות והן לקבלות תהיינה ספרות עוקבות. חשוב מאד גם שלספרות העוקבות הללו תהיה המשכיות.
אין לבצע עסקה בלא שהוצאה תמורתה חשבונית כחוק, ואין לקבל מזומנים או שווה ערך למזומנים בלא להפיק קבלה. אי ביצוע כל אחת משתי פעולות אלה עלולה לגרום להסתבכות הן עם שלטונות מס ההכנסה והן עם מע"מ. עוסקים פטורים נדרשים למסור קבלה בלבד.
דפוס קבלות – המעבר מיזמה עסקית לעסק פעיל
ואולם מעבר לכל אלה, הפקת חשבוניות וכן דפוס קבלות עבור העסק מהווה מעין שלב מעבר: רגע אחד העסק הוא רק יוזמה שטרם הוכיחה את עצמה וטרם יצאה לאוויר העולם, ובמשנהו הופכת היוזמה לעסק, ומתנתקת מחבל הטבור של הגדרת העסק כ"יוזמה".
מרגע שעסק מסוגל להפיק חשבוניות וקבלות – הריהו עסק לכל דבר, שמתבונן בבטחה אל העולם ומישיר פניו אל העתיד. חשבוניות וקבלות הן הסמל המוחשי ביותר של עסק. לא בכדי רועדת היה כשרושמים את החשבונית הראשונה, שפירושה התחייבות של לקוח לתשלום וודאי לא כאשר רושמים את הקבלה הראשונה עבור תקבולים, שהם ההכנסה הרשומה הראשונה של העסק.
קבלות כאמצעי פרסומי ושיווקי
ישנם רבים המשתמשים בתחילת הדרך בקבלות מוכנות, כאשר הם רק מוסיפים אליהן את חותמת העסק. לעומתם יש כאלה העושים את הדבר הנכון ומבצעים דפוס קבלות וחשבוניות ייחודיות לעסק שלהם, המכילות את שם העסק מודפס בראש הקבלה, את הכתובת שלו ואת מספר העוסק המורשה (או הפטור) של העסק. בהנחה שהלוגו נבנה בצורה נכונה והוא ייחודי מספיק אבל גם מושך את העין, לא מסובך אבל יש לו אמירה, הרי שמתן קבלות וחשבוניות המכילות את אלה - היא, בנוסף למטרה המוצהרת שלה, גם מעשה פרסומי לכל דבר.